В обсуждении приняли участие заместители Руководителя Администрации Главы и Правительства РД Махач Омаров и Нюсрет Омаров, начальник Организационно-проектного управления Администрации Главы и Правительства РД Арсен Рустамов, заместитель начальника Контрольного управления Администрации Главы и Правительства РД Гаджигусейн Гаджиев.
Как рассказал Джафар Гаджибеков, проект «Оптимизация процесса рассмотрения заявок заказчиков» реализуется с марта текущего года. Применение инструментов бережливого производства позволило переосмыслить и переформатировать рабочие процессы, и в результате заметно сократить сроки рассмотрения заявок и повысить качество работы.
В частности, по словам выступающего, были исключены лишние звенья и согласования при прохождении закупочной документации в Комитете, принята новая структура Комитета, которая позволила равномерно перераспределить нагрузку среди работников и исключить дублирование функций сотрудников, внедрены типовые формы закупочной документации, создана единая комиссия по определению поставщиков, внедрен электронный документооборот с заказчиками.
Так, к примеру, внедрение типовых форм закупочной документации и технического задания позволяют уменьшить количество ошибок в закупочных документациях на 60-70%, значительно снизить вероятность «заточки закупочной документации под своих поставщиков», привлечь больше предпринимателей и организаций для участия в тендерах.
Утверждение приказа о создании единой комиссии по определению поставщиков исключило необходимость в составлении отдельных приказов на каждую процедуру, хотя ранее ежегодно таких приказов издавалось более 5 тысяч в год. При этом на издание и размещение приказа уходило 1–2 дня.
Переход на взаимодействие между заказчиками и Комитетом с бумажного документооборота на электронный позволил заметно сократить такие виды потерь, как лишняя транспортировка, лишние перемещения, ожидания заказчиков. Ранее им приходилось привозить лично свою закупочную документацию в Комитет, включая из отдаленных и горных районов Республики (а это более 5 тысяч посещений Комитета в год!), теперь все документы направляются в электронном виде. Кроме всего прочего, это позволит ежегодно экономить более 3,5 млн рублей на транспортные расходы, закупку бумаги и т.д. Только экономия бумаги позволит ежегодно сохранять 150 – 200 деревьев!
Улучшения в работе почувствовал и коллектив Комитета, если ранее многим работникам приходилось часто задерживаться на работе, то сегодня эта проблема решена. Внедрение бережливых технологий управления реально показывает их эффективность.
